Le vérificateur général publie un rapport d’audit de gestion sur les Archives du Manitoba et un rapport de suivi annuel
WINNIPEG – Le vérificateur général Tyson Shtykalo publie aujourd’hui deux rapports intitulés Archives du Manitoba : Préservation des collections et accès aux documents et Suivi des recommandations précédemment émises.
Dans le premier rapport, M. Shtykalo a constaté que les Archives du Manitoba ne s’acquittent pas de toutes les responsabilités que leur confère la loi en ce qui concerne la protection et la préservation des documents archivistiques. L’audit a également révélé que les Archives facilitent l’accès aux documents archivistiques sur papier, mais pas aux documents numériques. Le rapport renferme 10 recommandations.
Le deuxième rapport fait le suivi de l’état de mise en application de 59 recommandations formulées précédemment. Il indique que 32 de ces 59 recommandations (54 %) ont été mises en application. En règle générale, le vérificateur général fait le suivi des recommandations d’audit précédemment émises deux ans après la publication du rapport d’audit correspondant. Les décisions concernant la tenue et la date des suivis ultérieurs sont prises en fonction des avancées réalisées dans la mise en application des recommandations.
Pour consulter les deux rapports, rendez-vous à https://www.oag.mb.ca/fr/rapports-daudit/
Pour visionner de courtes vidéos donnant un aperçu des rapports, rendez-vous à youtube.com/@AuditorGenMB
À propos du vérificateur général du Manitoba
Le vérificateur général est un haut fonctionnaire de l’Assemblée législative chargé de fournir des garantieset des conseils indépendants aux députés. Au moyen de ses vérifications, le Bureau du vérificateur général s’efforce de déterminer des moyens d’améliorer le fonctionnement du gouvernement ainsi que la gestionde la performance et la communication à l’égard de cette dernière. On trouvera des renseignements additionnels au https://www.oag.mb.ca/
DOCUMENT D’INFORMATION
Archives du Manitoba : Préservation des collections et accès aux documents
Cet audit a conclu que les Archives du Manitoba (les Archives) ne s’acquittent pas de toutes les responsabilités que leur confère la loi en ce qui concerne la protection et la préservation des documents archivistiques.
« Les documents conservés par les Archives retracent l’histoire de cette province », explique le vérificateur général Tyson Shtykalo. « Il est important de protéger et préserver ces documents pour les générations à venir et de les rendre accessibles aux Manitobains. »
L’audit a mené aux conclusions suivantes :
L’infrastructure vieillissante et déficiente de l’édifice, avec notamment l’absence de systèmes d’extinction d’incendie dans certaines aires et des fuites d’eau dans des espaces d’entreposage, renforçait le risque d’endommagement des documents d’archives.
Les Archives n’avaient pas la capacité d’acquérir, de protéger et de préserver les documents numériques ni d’y donner accès. Ces documents étaient conservés par les ministères et les organismes gouvernementaux.
Les Archives ne disposaient pas d’une politique officielle en matière de tenue des dossiers, qui aiderait à s’assurer que tous les ministères et organismes gouvernementaux et l’Assemblée législative comprennent bien les objectifs, les rôles et les responsabilités pour ce qui a trait aux documents archivistiques.
La participation à la formation sur la tenue des dossiers était faible.
Les Archives ne vérifiaient pas le contenu des documents qui leur étaient confiés.
Les Archives pourraient améliorer l’accès aux documents physiques en sollicitant la rétroaction des utilisateurs et en élargissant les heures d’ouverture.
Pour ce qui est de l’accès en ligne, seul un nombre limité de documents physiques a été numérisé.
Le rapport renferme dix recommandations visant à protéger et préserver les documents et à en améliorer l’accès par le public.
Suivi des recommandations précédemment émises
Ce rapport présentait l’état de mise en application de 59 recommandations formulées entre janvier 2020 et août 2021. Ces recommandations ont été formulées dans sept rapports, issus notamment d’audits de gestion et d’enquêtes.
Sur les 59 recommandations, en septembre 2023, 32 (54 %) avaient été appliquées, 23 (39 %) étaient en cours d’application et, pour 4 d’entre elles (7 %), la direction ne comptait pas les appliquer. Le vérificateur général Tyson Shtykalo a fait savoir qu’il était globalement satisfait des avancées réalisées par les entités dans la mise en application des recommandations.
En règle générale, le vérificateur général fait le suivi des recommandations d’audit précédemment émises deux ans après la publication du rapport d’audit correspondant. Les décisions concernant la tenue des suivis ultérieurs sont prises en fonction des avancées réalisées dans la mise en application des recommandations.
Faits saillants :
Toutes les recommandations formulées dans l’Enquête sur Main Street Project (juin 2021) et l’audit Gestion du tourisme dans la province (janvier 2020) ont été mises en application.
Aucune des recommandations formulées dans l’enquête intitulée Programme d’indemnisation pour dommages attribuables aux inondations artificielles du barrage de Shellmouth (août 2021) n’a été mise en application.
Seule une recommandation formulée dans l’enquête intitulée Sociétés de développement des collectivités (août 2021) a été mise en application.
Renseignements :
Frank Landry, gestionnaire des communications204.792.9145